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答疑:公司設備檔案如何管理及快速檢索?

料整理自:Q群“中國設備管理”,Q群號:283752911   答疑日期:2019/8/30


【提問(wèn)】:華賽爾-俞
各位大哥,我們公司還是小公司,公司設備的檔案紙質(zhì)版文件繁多,有的文件盒都放不下了,有兩個(gè)問(wèn)題:
1.這些紙質(zhì)版文件怎么管理,怎么快速檢索?
2.設備檔案怎么管理或者說(shuō)是存檔比較好,檔案柜有什么好的管理方法。
大家有經(jīng)驗的,正規的公司可不可以傳授一下經(jīng)驗,謝謝了
注:我們的設備檔案是一個(gè)柜子,不是檔案室。


【答疑】:成都華標企管  蔣良君

    鑒于你的設備檔案就1個(gè)或幾個(gè)柜子,因此快速檢索設備檔案的關(guān)鍵要素是:玻璃門(mén)檔案柜+檔案夾設備名稱(chēng)關(guān)鍵詞,一看就知。(注:因你的檔案不多,不像檔案室,快速查找的關(guān)鍵不是根據檔案編號去查)。
鑒于你公司是專(zhuān)業(yè)從事新型高效換熱設備研發(fā)、設計、制造、工程成套及銷(xiāo)售,針對你的情況,我寫(xiě)了以下方法,僅供參考:

1 第一步:你要先做好設備大分類(lèi),如:
1.1 企業(yè)內部設備類(lèi)檔案:

1.1.1 生產(chǎn)設備類(lèi):
 1.1.1.1 切割機類(lèi)
 1.1.1.1.1 激光切割機
 1.1.1.1.2 德國梅塞爾數控精細離子火焰切割機
 1.1.1.2 焊接設備
 1.1.1.2.1 進(jìn)口龍門(mén)焊接機器人
 1.1.1.2.2 專(zhuān)用端部焊機
 1.1.1.2.3 龍門(mén)式程控點(diǎn)焊機
 1.1.1.3 數控機床
 1.1.1.3.1 大型落地端面銑床
 1.1.1.4 (自己寫(xiě))

1.1.2 檢測設備類(lèi):
 1.1.2.1 傳熱試驗室
 1.1.2.1.1 設備名稱(chēng)A
 1.1.2.1.2 ……
 1.1.2.2 水試驗臺
 1.1.2.3 電加熱風(fēng)洞實(shí)驗室

1.1.3 公用工程類(lèi)設備
 1.1.3.1 空氣壓縮機
 1.1.3.2 ……

1.1.4 物流類(lèi)設備(自己分)
1.1.5 其他類(lèi)(自己分)


1.2 客戶(hù)服務(wù)類(lèi)檔案。如:換熱設備研發(fā)、設計、制造、工程成套及銷(xiāo)售,你可將客戶(hù)按行業(yè)分(石油化工、冶金、電力、環(huán)保、船舶、生化、核電及新能源等),具體資料在按客戶(hù)類(lèi)別分,比較容易查找。

第二步:檔案編號
根據第一步的設備分類(lèi),策劃檔案的編碼規則,大的分類(lèi),你可用字母或拼音縮寫(xiě),小分類(lèi)可用序號,分類(lèi)的層級,可用間隔號“-“。

第三步:準備文件夾、文件袋、文件柜
3.1 文件夾。建議使用可放11孔袋(透明袋)的文件夾,避免用檔案室用的檔案盒。根據需要,可在每個(gè)文件夾的首頁(yè),編制目錄,目錄的序號,對應11孔袋右下角的編號(數字序號)。
(下圖摘自免費課件《如何做好辦公室6S管理》)


3.2 文件柜。建議使用可上鎖的透明玻璃柜(快速檢索的基本條件:透明的柜子、檔案夾設備名稱(chēng)關(guān)鍵詞。因你的檔案不多,不像檔案室,查詢(xún)的關(guān)鍵不是根據檔案你編號去查)。

第四步:文件夾標簽
確定文件夾標簽的標示規范(檔案目視化標準,如下圖)。建議:檔案編號+檔案文字簡(jiǎn)稱(chēng)+數字序號
4.1 檔案編號:按第二步策劃號的規則編
4.2 檔案文字:從文字,可看出文件夾內裝的是什么文件?!娟P(guān)鍵詞等同電子文檔目錄】
4.3 數字序號:如:1~4,通常用于同類(lèi)設備的編碼,方便取用后放回原處。
4.4 提示:文件夾標簽,可在excel 內設計好(根據文件夾標簽的尺寸,打印試下),統一風(fēng)格。文件夾最上面,應有你公司的logo+簡(jiǎn)稱(chēng),標簽顏色,應考慮你的企業(yè)標準色。
4.5 提示:你一邊打印標簽時(shí),可一邊建立“設備檔案清單”,清單包括:檔案編號+檔案文字簡(jiǎn)稱(chēng)+數字序號,以及你認為查詢(xún)時(shí)有必要的信息,如:設備使用單位等信息。

 



5 第五步:文件分類(lèi)裝柜。
5.1 規則:將同類(lèi)的設備檔案,放在一個(gè)柜或一層或靠近。
5.2 放好文件夾后,若需要,可對柜子進(jìn)行大分類(lèi)標示(注意標識的美觀(guān)、醒目)。

驗證:
隨機抽查想要的資料,若能在20秒內找到,說(shuō)明你的檔案資料管理很好!

以下方法和思路,僅供參考:

1.提示:特種設備技術(shù)檔案管理 要點(diǎn)
對特種設備進(jìn)行編號,按“一機一檔”建立檔案。安全技術(shù)檔案至少包括以下內容:
使用登記證;
《特種設備使用登記表》
特種設備設計、制造技術(shù)資料和文件,包括設計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明(含合格證及其數據表、質(zhì)量證明書(shū))、安裝及使用維護保養說(shuō)明、監督檢驗證書(shū)、型式試驗證書(shū)等;
特種設備安裝、改造和修理的方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書(shū)和施工質(zhì)量證明文件、安裝改造修理監督檢驗報告、驗收報告等技術(shù)資料;
特種設備定期自行檢查記錄(報告)和定期檢驗報告;
特種設備日常使用狀況記錄;
特種設備及其附屬儀器儀表維護保養記錄;
特種設備安全附件和安全保護裝置校驗、檢修、更換記錄和有關(guān)報告;
特種設備運行故障和事故記錄及事故處理報告。
特種設備節能技術(shù)檔案包括鍋爐能效測試報告、高耗能特種設備節能改造技術(shù)資料等


2.設備檔案電子化的建議:
1).若有時(shí)間,你可購買(mǎi)掃描儀,企業(yè)掃描厚的廠(chǎng)商設備說(shuō)明書(shū),比較好用的掃描儀。
高拍儀:掃描質(zhì)量不如平板掃描儀、高速掃描儀,高拍儀的優(yōu)點(diǎn):不用拆書(shū)即可掃描比較厚的資料/書(shū)籍。
平板掃描儀:
掃描質(zhì)量比高拍儀、高速掃描儀清晰,比較適合掃描照片。缺點(diǎn):不方便掃描太厚的書(shū)籍,掃描時(shí)間相對忙,掃描一張平均時(shí)間是7~19秒。
雙面高速掃描儀:每分鐘可掃描約40張左右。若公司文檔資料都,建議選擇高速掃描儀。如:富士通(Fujitsu) ScanSnap iX1500 、ix1600掃描儀、Fi-7140 掃描儀等。

提示:
1.掃描時(shí)應選擇有OCR識別功能的。
2.可在“京東”搜索關(guān)鍵詞“掃描儀”,根據自己的需要選擇適合的掃描儀。





 




2).對已經(jīng)報廢或不再使用的設備檔案,可向企業(yè)主管領(lǐng)導提出申請報廢,以減少失效資料占用空間。當然,設備檔案推薦性標準對設備檔案的保存時(shí)間是30年,但具體的時(shí)間可由企業(yè)根據管理需要自己確定。

 


3.以下是蔣老師在企業(yè)培訓時(shí),有關(guān)設備檔案管理的答疑截圖,僅供參考:
摘自《2019版設備管理體系(PMS)標準化建設專(zhuān)題講座》

 









提問(wèn):國核運行-朱:2019-9-7  13:18:39
看了蔣老師關(guān)于設備檔案管理的答疑,受益良多!也有些自己的疑問(wèn),希望能得到各位老師的指導。
1. 各位老師所在企業(yè)的設備檔案,是設備管理部門(mén)整理保管的,還是檔案管理部門(mén)負責歸檔保管的?
2.設備從規劃、計劃到選型到采購到驗收,這個(gè)過(guò)程的設備檔案相對靜態(tài),對于重要設備就一機一檔了。但設備還有使用記錄、維護保養記錄、維修記錄、計量校準保管等動(dòng)態(tài)管理記錄。這些記錄每年更新到設備檔案中,還是每年合在一起為好?我們公司經(jīng)常接受外部審查,一般都會(huì )要求拿出各種動(dòng)態(tài)記錄,如果分散在各個(gè)設備的檔案中,查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的?
謝謝!周末愉快
看了蔣老師關(guān)于設備檔案管理的答疑,受益良多!也有些自己的疑問(wèn),希望能得到各位老師的指導。

朱提問(wèn)1. 各位老師所在企業(yè)的設備檔案,是設備管理部門(mén)整理保管的,還是檔案管理部門(mén)負責歸檔保管的?
蔣良君回答1:這個(gè)看企業(yè)內部檔案管理如何分工了,通常的管理分工如下:
1)沒(méi)有檔案室的,由設備部管理。
2)沒(méi)有文控管理室的,由設備部管理。
3)有文控室的,設備使用說(shuō)明書(shū)類(lèi)相對固定的信息,由文控室管理。動(dòng)態(tài)記錄,由設備部管理。
4)有檔案室的,也分幾種情況:
a)設備前期資料,由檔案室管理。運行期資料和記錄,由設備部管理。
b)設備前期資料由檔案室管理。運行期資料和記錄,由設備部每月送檔案室歸檔。

朱提問(wèn)2:設備從規劃、計劃到選型到采購到驗收,這個(gè)過(guò)程的設備檔案相對靜態(tài),對于重要設備就一機一檔了。但設備還有使用記錄、維護保養記錄、維修記錄、計量校準保管等動(dòng)態(tài)管理記錄。這些記錄每年更新到設備檔案中,還是每年合在一起為好?
我們公司經(jīng)常接受外部審查,一般都會(huì )要求拿出各種動(dòng)態(tài)記錄,如果分散在各個(gè)設備的檔案中,查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的?

蔣良君回答2:
1)特種設備,可以合在一起。
2)計量校準的計量證明、記錄,獨立歸檔,按年、月順序歸檔,檔案應設封面+序號,方便查詢(xún)。
3)除1)2)兩種情況外的歸檔規則【部門(mén)/車(chē)間別——設備類(lèi)別——記錄類(lèi)別——年類(lèi)別】,為方便查詢(xún),可按部門(mén)/車(chē)間的設備類(lèi)別分,再對設備類(lèi)按使用記錄、維護保養記錄、維修記錄分類(lèi)。按月裝訂(封面和側面標示醒目的記錄名稱(chēng)、年月標簽),然后再按年裝在透明袋或用繩子系(年度的記錄,封面和側面應標示醒目的記錄名稱(chēng)、年。側面標簽,就是疊在一起,從外面的標簽就可看出記錄的名稱(chēng)、年月)。
記錄多了,可用紙箱裝,紙箱外也應標示設備名稱(chēng)、記錄名稱(chēng)、年月。
4)按每個(gè)企業(yè)規定的記錄保存期,到期可申請報廢。
5)外部審查,通常是看3個(gè)月內或當年的記錄。資料、記錄是否好查閱,
關(guān)鍵是看你的記錄分類(lèi)和索引標示,最關(guān)鍵的是索引標示(目錄清單+記錄標簽)

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